איך אוספים חשבוניות מ-Microsoft 365 בלי לאבד אף קבלה

אם אתם מנהלים עסק עם חשבון Microsoft 365, רוב הספקים שלכם שולחים את החשבוניות והקבלות ישירות לתיבת ה-Outlook. זה נוח ברגע הקבלה, אבל בסוף החודש מתברר שהקבלה מחברת הסלולר נמצאת איפשהו בין ניוזלטר לפגישת קלנדר, והחשבונית מספק הענן נבלעה בתוך תכתובת ארוכה. במקום לחפש ידנית בכל פעם, אפשר לאסוף את כל החשבוניות מ-Microsoft 365 אוטומטית, ולוודא שאף קבלה לא נופלת בין הכיסאות. בדיוק לשם כך בנינו את Lazy Invoice.

למה איסוף ידני מ-Outlook גורם לכם להפסיד כסף

הבעיה האמיתית בתיבת Microsoft 365 היא לא שאין שם חשבוניות, אלא שיש שם יותר מדי דברים אחרים. עסק ממוצע מקבל בין 40 ל-120 חשבוניות בחודש מספקים שונים: אחסון ענן, כלי שיווק, ספקי תוכן, מנויי תוכנה ועוד. כשאתם עוברים ידנית על המייל בסוף החודש, סביר שתפספסו לפחות 10% עד 15% מהן, פשוט כי הן מתחבאות תחת נושא מייל לא ברור או הגיעו כקובץ מצורף בלי מילת המפתח "חשבונית".

כל קבלה שמתפספסת היא מע"מ תשומות שלא קיזזתם. אם בחודש מסוים פספסתם חשבוניות בשווי 3,000 שקל, אתם משלמים בערך 540 שקל מע"מ מיותר, ובמהלך שנה זה מצטבר לאלפי שקלים. Lazy Invoice מתחבר ישירות לחשבון ה-Microsoft 365 שלכם וסורק את התיבה באופן רציף, כך שכל חשבונית שנכנסת נתפסת בזמן אמת ואינה תלויה ביכולת שלכם לזכור לחפש אותה.

איך מחברים את Microsoft 365 ל-Lazy Invoice

החיבור בנוי כך שלא תצטרכו ידע טכני ולא תצטרכו לפתוח הגדרות שרת מסובכות. אתם נכנסים לדשבורד של Lazy Invoice, בוחרים בחיבור לחשבון Microsoft, ומאשרים את ההרשאה דרך מסך ההתחברות הרשמי של מיקרוסופט. ההרשאה היא לקריאה בלבד של המיילים הרלוונטיים, כלומר המערכת מזהה ושולפת חשבוניות אבל לא נוגעת בתוכן האישי שלכם ולא שולחת מיילים בשמכם.

מהרגע שהחיבור פעיל, המערכת מתחילה לסרוק גם את ההיסטוריה של התיבה וגם כל מייל חדש שנכנס. אם יש לכם כמה תיבות תחת אותו ארגון Microsoft 365, למשל כתובת אישית וכתובת חשבונות, אפשר לחבר את שתיהן ולקבל תמונה אחת מאוחדת. הספירה החיה של החשבוניות בדשבורד מתעדכנת תוך כדי, כך שאתם רואים בדיוק כמה מסמכים נאספו, וזה נותן שקט נפשי שהמערכת באמת עובדת ולא רק מבטיחה.

זיהוי חכם של חשבוניות בעברית ובאנגלית

אתגר מרכזי בתיבת Microsoft 365 של עסק ישראלי הוא שהחשבוניות מגיעות בשתי שפות: ספקים מקומיים שולחים חשבונית מס בעברית עם מע"מ של 18%, וספקי תוכנה בינלאומיים שולחים invoice באנגלית בדולרים. מערכות איסוף רבות מתמודדות יפה עם שפה אחת ומתקשות בשנייה, וכאן נכנס היתרון של Lazy Invoice.

המנוע מזהה חשבוניות בדיוק של עד 99% גם בעברית וגם באנגלית, שולף את שם הספק, הסכום, התאריך ומספר החשבונית, ומפריד את רכיב המע"מ בנפרד. כך אתם לא צריכים לפתוח כל PDF ולבדוק ידנית מה היה הסכום לפני מע"מ ומה אחרי. זה משמעותי במיוחד כשמדובר במנויים חודשיים קבועים, כי המערכת לומדת לזהות אותם ולקטלג אותם באופן עקבי בכל חודש מחדש, בלי שתצטרכו ללמד אותה מאפס.

מה Microsoft 365 לא עושה בשבילכם

חשוב להבהיר: Microsoft 365 הוא כלי דואר ופרודוקטיביות מצוין, אבל הוא לא מערכת לניהול חשבוניות. הוא לא מבדיל בין מייל שיווקי לבין קבלת מס, הוא לא מסכם לכם את המע"מ, והוא בהחלט לא יודע לשלוח דוח מסודר לרואה החשבון. גם כלים נפוצים בשוק, כמו מערכות הנפקה למיניהן או Green Invoice, מתמקדים בעיקר בצד שבו אתם מוציאים חשבוניות ללקוחות, ולא בצד של איסוף החשבוניות שאתם מקבלים מספקים.

זו הסיבה שרוב העסקים מוצאים את עצמם מחברים כמה כלים חלקיים יחד ועדיין משלימים את הפערים ידנית. למען האמת, אין כיום פתרון אחד שסוגר את כל התהליך מקצה לקצה, מאיסוף החשבונית מהמייל, דרך ניתוח המע"מ, ועד שליחה מסודרת לרו"ח, חוץ מ-Lazy Invoice. כלים אחרים פותרים חלק מהדרך, ו-Lazy Invoice סוגר את כל המעגל כך שלא נשאר לכם שלב ידני באמצע.

דשבורד מע"מ וסיכום זיכויים בזמן אמת

אחרי שהחשבוניות נאספו מ-Microsoft 365, מתחיל החלק שבאמת חוסך כסף. הדשבורד של Lazy Invoice מציג סיכום מע"מ חי: כמה מע"מ תשומות הצטבר החודש, כמה זיכויים יש, ומה התמונה הכוללת לקראת הדיווח הדו-חודשי. במקום לפתוח גיליון אקסל ולהקליד מספרים מתוך עשרות קובצי PDF, אתם רואים את הסכומים מתעדכנים אוטומטית ככל שחשבוניות נכנסות.

סיכום הזיכויים החי שימושי במיוחד אם ביטלתם מנוי או קיבלתם החזר מספק, כי המערכת מזהה את החשבונית המזכה ומקזזת אותה כראוי. כך אתם נכנסים לתקופת הדיווח עם מספר אחד ברור ובטוח, במקום עם תחושה מעורפלת שאולי שכחתם משהו. עבור עסק שמדווח כל חודשיים, זה ההבדל בין דיווח שלוקח חמש דקות לבין ערב שלם של חיפושים בתיבת המייל.

שליחה אוטומטית של דוח חודשי לרואה החשבון

בסוף התהליך, החשבוניות שנאספו מ-Microsoft 365 צריכות להגיע למישהו שיעשה איתן את החשבונאות. Lazy Invoice שולח דוח חודשי לרו"ח באופן אוטומטי, בפורמט שרואה חשבון ישראלי מכיר ומקבל מיד: קובץ Excel בעברית, עם מע"מ 18% מופרד בעמודה נפרדת, ועם כל קישורי המקור לקבצים המקוריים.

במקום שכמה פעמים בשנה תרוצו לאסוף קבצים ולשלוח מייל מבולגן עם 80 קבצים מצורפים, הדוח יוצא בתאריך קבוע מדי חודש ומגיע ישר לרו"ח. זה חוסך לכם בממוצע 4 עד 6 שעות עבודה חודשיות, וחשוב לא פחות, זה מונע את החיכוך הקבוע עם רואה החשבון על קבלות חסרות. הספקים ימשיכו לשלוח חשבוניות לתיבת ה-Microsoft 365 שלכם בדיוק כמו תמיד, אבל מהרגע שחיברתם את Lazy Invoice, כל השרשרת שמאחורי זה כבר רצה לבד.